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在处理日常文档时，很少需要冒险超越 Word 的“主页”选项卡。但是隐藏在界面中的还有大量其他工具等待您去发现。这些功能并不是真正的“秘密”，但许多用户从未找到它们——它们可以为您节省大量时间和精力。
下面我们概述了 Word 中最容易被忽视的 20 个功能。其中许多已经在 Word 中使用了十年或更长时间，可以在 Word XP 和 Word 2003 的菜单中找到，但我们将重点介绍 Word 2007 及更高版本的功能区界面，毕竟它是为了帮助而发明的用户发现该软件更深奥的功能。
1. 选择相似格式
在理想的世界中，文档中的每个元素都会分配一个样式。但是，如果您依赖于本地格式，那么进行全局更改仍然很容易。 “主页”选项卡最右侧的“编辑”部分包括“选择所有具有相似格式的文本”的便捷选项。这使您可以轻松地一次性突出显示所有临时标题、标题等，并一次性调整它们的外观——或应用一种样式以便将来更轻松地进行管理。
2. 剪贴板面板
剪贴板面板提供了一种方便的方法，可以一次在剪贴板上保留多个元素。单击“主页”选项卡的“剪贴板”部分中的小弹出图标将其打开。最多可记住24个最近的剪切和复制操作，您可以单击其中任何一个将其粘贴到插入点。底部的选项下拉菜单可让您控制剪贴板面板何时出现；一种选择是在您按 Ctrl+C 两次时使其出现。
3. 翻译
Word 的评论 |翻译功能将您的文档文本发送到 Microsoft Translator 网页，并在浏览器窗口中显示翻译。在 Word 2010 和 2013 中，您还可以激活审阅 |翻译 |迷你翻译器，当您将鼠标悬停在选定的文本段落上时，它会显示一个幽灵工具提示；将指针移到它上面以查看所选语言的弹出式翻译。有数十种语言可供选择：通过从翻译下拉菜单中选择选择翻译语言来浏览它们。
4. 字距
专业的桌面排版软件支持字距调整——有选择地调整字符间距，使文本更美观。默认情况下，Word 不会执行此操作，但可以通过单击“主页”选项卡的“字体”部分中的弹出图标并勾选标有“字体字距调整”的框来启用它；在右侧的框中输入最小磅值。但是，如果您对小字体使用字距调整，则字母可能会显示在一起，这会降低可读性。
为了更轻松地访问，请使用 CTRL+D 键盘快捷键，或在 Mac 上使用 CMD+D。无论您使用的是哪个版本，此快捷方式都会将您直接带到字体屏幕。那些运行 Word 2007 或更早版本的用户需要检查字符间距选项。如果您运行的是更高版本，请选择弹出窗口顶部的“高级”选项卡，如上所示。
5. 插入图表
如果您想在文档中包含 Excel 图表，则不必离开 Word。选择插入 | Word 中的图表将打开一个微型 Excel 视图，您可以在其中编辑或导入数据。完成后只需关闭 Excel 窗口 - 它将在 Word 中以图表形式显示。在 Word 窗口的顶部，“图表工具”选项卡可让您完全控制图表的设计和外观，因此无需手动启动 Excel。
6. 智能艺术
SmartArt 通过近 200 个为金字塔组织、循环、层次结构、矩阵等预先设计的布局帮助您说明流程和关系。要在 Word 中使用它，只需单击插入 | SmartArt 并选择一个模板。然后在出现的浮动面板中键入标签并拖动手柄以调整 SmartArt 的大小。如果您希望它漂浮在您的文档上，您可以通过创建一个文本框（通过插入 | 文本框）并将您的 SmartArt 放入其中来轻松实现。
7. 插入截图
如果您正在编写教程——或者您只是想要一种简单的方法将来自另一个程序的图像包含在您的文档中——您可以通过选择“插入”|“插入”来抓取 Windows 桌面的一个区域。截屏;下拉菜单可让您直接将任何打开的窗口导入为图像。或者，您可以选择“屏幕剪辑”选项，用鼠标拖动一个矩形并捕获屏幕的自定义区域。
8. 插入快速零件
企业通常需要创建包含标准元素或段落（例如地址）的信函和文档。 Word 的自动图文集功能可以提供帮助。选择一段文本，然后选择插入 |快速零件 |自动图文集 |将选择保存到自动图文集库。您现在可以通过从插入 | 中选择该文本来将该文本重新插入到任何文档中。快速零件 |自动图文集菜单。您还可以为公司名称和电子邮件地址等元素设置快速部件，并且在 Building Blocks Organizer 中，您也可以设置快速访问模板和对象。
请记住，在撰写本文时，Mac 用户无法使用此选项。
9. 连字符
允许奇怪的单词跨越两行可以改善文档的外观。它可以防止右边距变得过于参差不齐，或者在完全对齐的文本中，它可以防止每个单词之间出现大的空白“孤岛”。 Word 可以根据需要自动对单词进行断字，但该功能默认关闭：要启用它，请转到页面布局选项卡并选择断字 |自动的。
10. 行号
如果您指的是代码、法律文件，甚至是诗歌，您可能需要给行编号以便于参考。 Word 的编号列表工具应用的缩进设置可能不是您想要的：选择页面布局 |而是使用行号，Word 将在文档边距中应用整齐的编号。默认情况下，行号应用于整个文档，但您可以通过选择行号 | 使其跳过选定的文本。 “抑制当前段落”。
11. 数字签名
数字文档是否为真实原件并不总是很明显。要使用个人加密密钥签署文档，请转到“文件”选项卡（或 Word 2007 中的圆球），选择“保护文档”，然后选择“添加数字签名”；在添加签名之前，系统会提示您保存文档。如果文档被更改，签名将自动失效，因此它的存在是真实性的保证。如果您想邀请其他人签署文档，请转到“插入”选项卡，然后在“文本”部分中选择“签名行”。
12.水印
当您正在传播文档草稿或与同事共享私人内容时，能够为页面添加水印非常有用，这样您就可以一目了然地看到它是什么类型的文档。在页面布局选项卡下的水印下拉菜单中，您可以通过两次点击添加一个大的灰色水印，上面写着“草稿”、“机密”或“紧急”。选择自定义水印以放置您自己的文本或图像。
Mac 用户需要使用计算机屏幕顶部的“插入”选项卡来访问水印选项。
13. 引文
对于学术作品，Word 还可以帮助您管理引文。在“参考”选项卡上，您会找到一个用于管理来源的按钮；在这里，您可以输入您引用的每部作品的详细信息，然后通过单击插入引文下拉菜单插入对它们的引用。您可以从 14 种公认的样式中选择一种引用格式，包括 APA 和 MLA 标准，最后，您可以一键生成参考书目。
14. 宏
Office 的脚本界面至少可以说是复杂的，但是如果您想自动化一个简单的重复性任务，则无需键入一行代码。在“视图”选项卡上，单击“宏”下拉列表并选择“录制宏”。在打开的对话框中，选择一个按钮或键盘快捷键（记得点击分配以确认您的选择）；然后执行您想要自动化的任务。完成后，返回下拉菜单并选择停止录制。现在随时按下您选择的按钮或组合键将重复您记录的操作。
15.大纲视图
如果您将 Word 用于大型项目，例如大学论文或小说，将文档分成部分和子部分会很有帮助。转到查看 |大纲访问分层显示，让您标记标题并折叠标题下的正文；这为您提供了文档的清晰概览，可以通过移动部分轻松地重新组织。您还可以将多个文档收集到一个主项目中：单击“大纲”选项卡的“主文档”部分中的“显示文档”以导入或创建子文档。
16. 页面颜色
如果您希望您的文档脱颖而出，您可以使用页面布局 |页面颜色下拉菜单应用背景清洗；选择填充效果，您可以添加图案和纹理。填充和图案会自动应用于文档的所有页面。此外，虽然您可以在屏幕上看到它们，但它们不会被打印出来，因此它们不会影响您的硬拷贝的可读性。
某些用户可能会在“设计”选项卡下找到页面颜色选项，具体取决于您使用的 Microsoft Word 版本和系统。
17.插入索引
较长作品的第三个有用功能是能够自动生成索引。要使用此功能，您必须首先通过选择相关单词或短语在文本中标记您的参考文献，然后单击参考文献 |插入索引。标记完所有词条后，单击“插入索引”以创建索引。这将包含对您标记的实例的引用，以及指向它们出现的页码的自更新链接。
18. 合并和比较文档
Word 可以自动比较或合并两个文档：您可以在“审阅”|“查看”下找到该工具。比较。如果您更喜欢自己完成这项工作，请单击查看 |并排查看；这将自动以相同的缩放系数将您的文档彼此相邻放置，因此您可以轻松地在它们之间来回查看。如果您单击“同步滚动”按钮，当您四处移动光标或拖动滚动条时，它们甚至会以锁步方式上下滚动。
19. 文件检查员
新闻官员和公务员过去曾因分发元数据中嵌入敏感信息的文档而陷入困境，或者可以通过 Word 的“跟踪更改”选项进行恢复。不要犯同样的错误：在“文件”选项卡（或 Office 2007 中的 Orb）下的“信息”部分，您会在“准备共享”下拉菜单下找到一系列选项，可让您检查隐藏信息（和确认与其他版本的 Word 的兼容性）。
20.自定义功能区
功能区界面旨在比高度可定制的 Office 2003 界面更稳定。但是，如果您选择文件 |选项 |自定义功能区，您可以为其添加新功能，并删除您不想看到的功能。您可以添加通常根本不公开的功能 - 有一个有用的选择“不在功能区中的命令” - 甚至创建自己的选项卡。如果这太复杂，您可以使用右端的小下拉箭头自定义出现在屏幕顶部的快速访问工具栏。
